Firmy spodziewają się, że ilość przetwarzanych przez nie informacji w ciągu najbliższych dwóch lat wzrośnie średnio o 450%.[1] Aby nadążyć za tak gwałtownym rozwojem przedsiębiorcy będą musieli stawiać na innowacje. Niekoniecznie oznacza to jednak rewolucję. Korzyścią dla firmy będzie już zapewnienie każdemu pracownikowi oszczędności 20 minut dziennie, poświęcanych dotąd na pilnowanie terminów rozpatrzenia dokumentów czy wystawianie faktur.
Innowacja niejedno ma imię
Aż 30% firm nie stosuje rozwiązań korzystających ze sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego oraz nie planuje takich inwestycji.[2] Przeświadczenie, że innowacyjność wymaga dużych zasobów i kapitału, stanowi przeszkodę dla wielu przedsiębiorstw. Tymczasem innowacją w firmie powinno być przede wszystkim wykorzystanie istniejących już narzędzi i procesów w nowy sposób, dopasowany do jej wielkości, bieżących wyzwań oraz otoczenia biznesowego.
– Nawet przejście z papierowego obiegu dokumentów na cyfrowe zarządzanie informacjami może być nowatorskie, ponieważ umożliwi obsługę większej liczby zleceń, rozszerzenie zakresu usług, a przez to podnoszenie konkurencyjności – wskazuje Mateusz Macierzyński, menedżer ds. systemów ITS w firmie Konica Minolta.
Algorytmy naśladują pracowników
Inteligentne algorytmy rozpoznawania tekstu w systemach do zarządzania informacjami (IIM[3]) potrafią automatycznie przechwycić i rozpoznać przychodzące dokumenty, także w języku polskim. Mogą je oznaczać, pobierać z nich potrzebne dane, a nawet przekazywać do odpowiednich osób oraz powiadamiać o zbliżającym się terminie wykonania zadania. Działy księgowe, marketingu, sprzedaży, logistyczne, obsługi klienta, a nawet prawne może również wspierać robotyzacja procesów biznesowych[4], czyli aplikacje naśladujące powtarzalne czynności, które nie wymagają subiektywnej oceny człowieka. Takie algorytmy mogą m.in. wyszukiwać i filtrować dane w zależności od potrzeb konkretnego pracownika, wprowadzać informacje do systemów lub pobierać je z załączników poczty elektronicznej, generować raporty i faktury, zamawiać kurierów czy towary, prowadzić księgi podatkowe, zlecać transport lub naliczać wynagrodzenia.
Nie wszystko naraz
Wdrażanie nowych technologii i innowacji powinno wynikać z konkretnych potrzeb biznesowych, związanych np. z opóźnieniami w obsłudze klientów, dużą pracochłonnością procesów czy utrudnionym przepływem informacji i wąskimi gardłami.
– Ważne, aby nie wprowadzać wielu narzędzi jednocześnie, gdyż może to spowodować chaos informacyjny i organizacyjny, a pracownicy, nie wiedząc jak używać nowych rozwiązań, zaczną je omijać (w efekcie firma poniesie koszty, ale nie będzie mogła czerpać z tego korzyści). Wdrażanie innowacji nie powinno też kończyć się na samym produkcie lub usłudze. Ważne jest zapewnienie pracownikom doradztwa, wsparcia technicznego oraz szkoleń prowadzonych przez dostawcę czy producenta – radzi Mateusz Macierzyński.
[1] Według badania „State of the IIM Industry 2020”, przeprowadzonego przez stowarzyszenie AIIM Industry Watch we współpracy z Konica Minolta.
[2] Według badania “State of the IIM Industry 2020”.
[3] ang. Intelligent Information Management.
[4] ang. Robotic Process Automation, RPA.
